5. Virkailijoiden tehtävät

Sihteeri:

• kokouksen suunnittelu ja asioitten valmistelu puheenjohtajan kanssa


• tarvittavien asiakirjojen (esim. kokouskutsu) laatiminen ja niiden toimittaminen ajoissa jäsenille


• kokouspaikan valmistelu


• muistiinpanojen tekeminen kokouksessa


• kokouspöytäkirjojen laatiminen, tarkastuttaminen ja arkistointi


• tarvittavien tilastojen ja tiedonantojen laatiminen


• tiedottaminen

Puheenjohtaja:

• valmistelee kokouksen ja sen asiat yhdessä sihteerin kanssa


• johtaa kokouksen kokousteknisten sääntöjen mukaisesti


• sopii menettelytavoista kokouksen kanssa ja valvoo niiden noudattamista


• antaa puheenvuorot ja johtaa keskustelua tarkoituksenmukaisesti


• ohjaa äänestykset ja vaalit


• huolehtii kokouksen aikataulussa pysymisestä


• toimii kokouksen nimissä (mm. allekirjoitukset)

Osallistuja:

• perehtyy esityslistalla esiteltäviin asioihin


• valmistelee käsiteltävään asiaan ehdotuksen tai puheenvuoron ja sille pitävät perustelut


• hankkii kannattajia ehdotukselleen


• ei tahallaan jarruta kokouksen etenemistä, vaan tukee yhteistyötä keskittymällä käsittelemään asioita tehokkaasti ja toimimaan tilanteen mukaisesti


• pyytää puheenvuorot selkeästi joko kesittää puheenvuorossaan ymmärrettävän ehdotuksen eskustelun alussa tai puheenvuorojen välissä


• tuntee yleisen kokousmenettelyn